Auditní stopa a elektronické úkony v EDÍKU
Jak aplikace spojuje provedenou akci s přihlášeným uživatelem a jakou důkazní hodnotu mají uložené záznamy.
Stručně
Přihlášení školním účtem Microsoft a navazující auditní záznamy umožňují doložit, kdo, kdy a nad jakým záznamem provedl konkrétní úkon. Takový elektronický záznam má důkazní hodnotu. Nejde však o kvalifikovaný elektronický podpis a nelze jím automaticky nahradit podpis u každého dokumentu.
Jak je určena totožnost uživatele
- Uživatel se přihlašuje svým školním účtem prostřednictvím služby Microsoft.
- Microsoft aplikaci předá ověřený jedinečný identifikátor účtu, e-mail a jméno.
- Jedinečný identifikátor je v EDÍKU spojen s konkrétním uživatelským účtem, jeho rolí a oprávněními.
- Úkon lze provést až v přihlášené relaci aktivního uživatele.
Důležité: spolehlivost tohoto spojení předpokládá osobní účty, zákaz sdílení přístupů, chráněné zařízení a ideálně vícefaktorové ověřování Microsoft.
Co tvoří auditní stopu
Podle typu agendy EDÍK ukládá zejména:
- uživatele nebo jeho interní identifikátor,
- datum a čas provedení úkonu,
- dotčenou žádost, výkaz nebo jiný záznam,
- druh úkonu a změnu stavu,
- schválení, zamítnutí, vrácení či uzamčení a případnou poznámku.
Historie žádostí, měsíčních výkazů a vybraných administrativních změn se ukládá odděleně od aktuálního stavu záznamu. Rozsah evidovaných údajů se liší podle konkrétní funkce.
Proč má elektronický záznam důkazní hodnotu
Právní předpisy neodmítají elektronický záznam jen proto, že je elektronický.
Písemná forma může být zachována elektronickými prostředky, pokud lze zachytit obsah právního jednání a určit jednající osobu.
Elektronickému podpisu nelze upřít právní účinky a použitelnost jako důkazu pouze proto, že je elektronický nebo není kvalifikovaný. Účinek vlastnoručního podpisu v celé EU má výslovně kvalifikovaný elektronický podpis.
Zaměstnavatel vede evidenci pracovní doby. Toto ustanovení samo o sobě nepředepisuje podpis zaměstnance na každém měsíčním výkazu či evidenčním záznamu.
V praxi se proto přihlášení konkrétním účtem, uložený obsah, čas úkonu a navazující historie posuzují společně jako důkaz, kdo úkon provedl. Síla důkazu závisí také na zabezpečení účtů, správě oprávnění, interních pravidlech, zálohách a ochraně databáze.
Kdy auditní stopa sama nestačí
EDÍK nenahrazuje kvalifikovaný elektronický podpis, kvalifikované časové razítko ani zvláštní způsob doručení.
U pracovních smluv a jejich změn, skončení pracovního poměru, dokumentů se zvláštní zákonnou formou, podání orgánům veřejné moci nebo tam, kde vyšší formu vyžaduje vnitřní předpis školy, je nutné zvolit odpovídající postup. Potřeba podpisu se vždy posuzuje podle konkrétního dokumentu, nikoliv pouze podle toho, že vznikl v EDÍKU.
Doporučená pravidla organizace
Aby byla auditní stopa co nejspolehlivější, měla by škola tato pravidla zavést i vnitřním předpisem.
- Každý zaměstnanec používá výhradně svůj osobní účet a nesdílí přihlášení.
- Microsoft účty používají vícefaktorové ověřování a přiměřené zabezpečení.
- Oprávnění se přidělují podle pracovních rolí a neaktivní účty se bezodkladně deaktivují.
- Databáze a auditní historie jsou pravidelně zálohovány a přístup k nim je omezen.
- Vnitřní předpis určuje, které úkony se v EDÍKU považují za podání, potvrzení, schválení nebo převzetí.
Právní zdroje
Aktuální znění právních předpisů je rozhodující. Odkazy vedou na jejich úplné znění: